RÈGLEMENT INTÉRIEUR APPLICABLE AUX STAGIAIRES D’EPSILON FORMATIONS ET CONSEILS
Article 1 – Objet, champ d’application du règlement intérieur et caractère obligatoire
Le présent règlement intérieur est établi sur le fondement des articles L.6352-3 et 5 et R.6352-1 à 15 du Code du Travail par la Société EPSILON FORMATIONS ET CONSEILS qui dispose, en qualité d’organisme de formation, du numéro de déclaration d’activité 75331435133, délivré par le Préfet de la région Nouvelle Aquitaine).
Le présent règlement s’applique à toutes les personnes inscrites à une action concourant au développement des compétences dispensées par EPSILON FORMATIONS ET CONSEILS (ci-après « l’organisme de formation »), et ce, quelle que soit l’action exécutée, et le financement éventuellement sollicité. Toutes les personnes inscrites au sein de l’organisme de formation, qui exécutent une action entrant dans le champ d’application de la formation professionnelle, avec EPSILON FORMATIONS ET CONSEILS , entrent de plein droit dans le champ d’application du présent règlement. Il présente un caractère obligatoire et n’appelle aucune adhésion individuelle de la part des Stagiaires auquel il est directement applicable.
Ce règlement intérieur est mis à disposition et consultable par tout stagiaire avant son inscription définitive, sur le site https://epsilon-formations.com/. Il donnera lieu à une remise individuelle, dans les cas prévus à l’article L.6353-8 du Code du Travail.
Le présent règlement définit :
• les principales règles de santé et de sécurité applicables,
• les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature des sanctions pouvant être prises vis-à-vis des stagiaires en cas de manquement(s), et les garanties procédurales applicables lorsqu’une sanction est envisagée,
• les règles de représentation des stagiaires pour les formations d’une durée supérieure à 500 heures, organisées en sessions.
Article 2 – Principales dispositions applicables en matière de santé et de sécurité
Article 2.1. – Champ d’application
Conformément à la règlementation en vigueur, lorsque la formation se déroule dans une entreprise ou un établissement déjà doté d’un règlement intérieur, les mesures de santé et de sécurité applicables aux stagiaires sont celles de ce dernier Règlement.
Lorsque la formation se déroule dans les locaux de l’organisme de formation ou dans des locaux extérieurs à l’organisme de formation non dotés d’un règlement intérieur, il sera appliqué l’ensemble des dispositions de la présente partie.
Article 2.2. – Dispositions générales
L’organisme de formation rappelle que, lorsqu’ils exécutent les actions de formation auxquelles ils sont inscrits, les Stagiaires sont invités à respecter les principales mesures d’hygiène, de santé et de sécurité fixées ci-après, à des fins de prévention :
• Chaque stagiaire doit veiller à sa sécurité personnelle et à celle des autres en respectant les consignes générales et particulières applicables en matière de santé, de sécurité et d’hygiène en vigueur dans le lieu depuis lequel il exécute la formation.
• La formation exécutée à distance devra être réalisée dans un local approprié à cet effet, doté d’une table (ou d’un bureau), d’une chaise, et d’une fenêtre, ou d’une source de lumière suffisante, et permettant de préférence au Stagiaire d’être isolé d’éventuelles sources de bruits, afin qu’il puisse disposer de conditions de concentration optimales, propices aux apprentissages.
• Le Stagiaire est invité, préalablement à l’exécution de l’action de formation :
̶ à veiller à ce que son ordinateur soit branché sur secteur, afin d’éviter les problèmes liés à l’autonomie de la batterie, et les interruptions de son parcours de formation à distance. La prise utilisée ne devra pas présenter de défectuosité apparente. Le Stagiaire est également invité à veiller à ce que le cordon électrique reliant la prise et son ordinateur ne soit pas emmêlé, ou n’entrave pas le passage, afin d’éviter les risques de chute ou d’accident.
̶ à veiller à régler la hauteur de son fauteuil, suffisamment haute pour que l’assise soit placée en dessous de ses genoux, et qu’il puisse adopter une bonne assise. Le dossier doit être ajusté afin d’avoir le bas du dos soutenu, principalement les lombaires, afin de lui permettre d’exécuter l’action de formation dans des conditions confortables.
̶ à veiller à régler la hauteur de l’écran (qui doit correspondre à la hauteur de ses yeux), la position de son écran, en l’inclinant le cas échéant (afin d’éviter les reflets éblouissants) et la luminosité de l’écran, qui devra être adaptée à son environnement de travail.
– à veiller à ajuster le son sortant de son ordinateur, ou à disposer d’un casque audio permettant de l’isoler des nuisances sonores extérieures, et de lui conférer des conditions d’écoute optimales. Afin de permettre les échanges avec les formateurs, ou les personnes intervenant dans son encadrement lors de l’exécution de la formation, le casque audio utilisé le cas échéant devra comporter un micro.
• Afin de limiter les contraintes posturales, les Stagiaires sont également invités à placer les outils et matériels nécessaires à l’exécution de l’action à proximité, sur le bureau (ou la table) utilisée.
• Pour des raisons élémentaires d’hygiène et de sécurité, les Stagiaires sont invités à ne pas prendre de repas pendant l’exécution de l’action de formation.
Article 2.3. – Accidents et problèmes de santé
Tout accident, même apparemment bénin, survenu à un stagiaire à l’occasion de la formation doit être immédiatement signalé à la Direction de l’organisme de formation ou son représentant, ou au formateur, soit par l’intéressé lui-même, soit par toute personne en ayant eu connaissance.
Il est dans l’intérêt des stagiaires d’informer la direction de l’organisme de formation d’éventuels problèmes de santé afin de permettre, le cas échéant, la mise en place des aménagements nécessaires.
Article 2.4. – Tabac et vapotage
Chaque stagiaire se conformera à la législation en vigueur sur le tabac et sur les dispositifs de « vapotage » et autres cigarettes électroniques, en vigueur sur le lieu depuis lequel ils exécutent la formation.
Article 2.5 – Boissons alcoolisées
Il est interdit aux stagiaires de pénétrer ou de séjourner dans les locaux destinés à la réalisation des actions de formation en état d’ivresse ainsi que d’y introduire des boissons alcoolisées. Dans le même sens, il est rappelé qu’il est formellement interdit d’exécuter l’action de formation à distance en état d’ivresse.
Article 2.6 – Repas
Il est interdit aux stagiaires de prendre leurs repas dans les locaux affectés au déroulement de l’action de formation, sauf autorisation expresse de la Direction de l’organisme de formation, ou du responsable de l’établissement depuis lequel la formation est exécutée.
Article 2.7 – Consignes à respecter en cas d’incendie
Les consignes à respecter en cas d’incendie et notamment un plan de localisation des extincteurs et des issues de secours sont affichés dans les locaux, de manière à être connus de tous les Stagiaires. Ces derniers sont tenus de satisfaire à tout ordre d’évacuation qui leur serait donné, par une personne habilitée à cet effet.
Article 3 – Dispositions relatives à la discipline
Article 3.1 – Assiduité du stagiaire en formation – absences et retards
Les stagiaires sont tenus de suivre l’ensemble du parcours pédagogique prévu par l’organisme de formation et auquel ils sont inscrits, avec assiduité et ponctualité, et sans interruption depuis le compte ouvert au nom du stagiaire sur la Plateforme pédagogique
mise à leur disposition. Dans le cadre des modules synchrones de l’action de formation (entendus comme les modules permettant une interaction directe entre le Stagiaire et le formateur intervenant) :
• Toute absence prévisible du stagiaire doit être préalablement autorisée par l’organisme de formation et son représentant, et une demande d’autorisation doit être formalisée par mail par le stagiaire.
• En cas d’absence imprévisible, notamment en cas de maladie ou accident, le stagiaire doit prévenir l’organisme de formation de son absence, et ce, dans les meilleurs délais, dès le début de cette absence. Un certificat médical doit être fourni dans les 48 heures, afin de justifier de cette absence.
• Tout interruption de la formation avant le terme de l’horaire initialement prévu doit être préalablement autorisée par l’organisme de formation, ou son représentant.
• En cas de retard à la session de visioconférence initialement prévue, le Stagiaire devra faire connaître au formateur intervenant les motifs de ce retard.
Dans le cadre des modules asynchrones de l’action de formation (entendus comme les modules exécutés à distance, sans interaction directe et simultanée entre le formateur et le Stagiaire), il est rappelé que l’obligation d’assiduité implique, pour tous les Stagiaires :
• d’exécuter la totalité du parcours de formation prévu à distance, en exécutant la totalité des modules prévus,
• de se soumettre aux évaluations prévues, et aux travaux sollicités, le cas échéant, de
la part des formateurs intervenants,
• de répondre aux sollicitations des personnes chargées de leur assistance technique et pédagogique.
Article 3.2. – Tenue et comportement général
Les Stagiaires sont invités à se présenter aux visioconférences prévues, pour l’exécution de l’action de formation, en tenue décente, conforme aux standards professionnels.
Au demeurant, chacun doit s’efforcer de faire preuve en toutes circonstances de courtoisie, de respect de l’autre, de discrétion et de politesse. Les règles de comportement général individuel et de bonne marche de l’organisme de formation interdisent donc formellement :
• d’avoir une attitude incorrecte vis-à-vis des autres stagiaires ou des formateurs ou des intervenants de l’organisme de formation, constituée par exemple par un manquement aux exigences de politesse et de courtoisie élémentaires, le fait de tenir des propos injurieux, à caractère raciste ou sexiste, ou des propos qui porteraient atteinte à l’honneur ou à la réputation de la personne à laquelle elle s’adresse, et ce, que ces propos soient écrits, ou oraux,
• d’avoir un comportement contraire au respect des règles élémentaires de savoir vivre, de savoir être en collectivité et au bon déroulement des formations, notamment lors des échanges avec les autres stagiaires en particulier sur le groupe Facebook animé par l’organisme de formation.
S’il contribue à ce groupe, le Stagiaire s’engage à ne pas :
_ porter atteinte aux bonnes mœurs ou à la loi ;
– heurter la sensibilité des autres stagiaires ;
– porter atteinte de quelque manière que ce soit aux droits, à l’honneur, à la réputation, à la vie privée, à l’image d’une quelconque personne ;
– être à l’origine de propos ou contenus dénigrants, ou présentant un caractère pornographique ou illicites ;
– faire la publicité ou la promotion d’une société, d’une marque, d’un site, d’un blog ou d’un forum quelconque.
– de consacrer le temps de formation à des occupations étrangères à ladite formation,
– de céder à un tiers les identifiants personnels qui seront créés au nom du Stagiaire, afin de lui permettre d’exécuter la formation prévue à distance, et ce, que cett cession intervienne à titre gracieux ou onéreux, temporaire ou permanent,
– de se trouver en état d’ébriété ou sous l’emprise de la drogue dans les locaux destinés à la réalisation des actions de formation, ou lors de l’exécution de l’action de formation,
– de détériorer, ou d’altérer le fonctionnement ou la sécurité du matériel que l’organisme de formation met à la disposition des stagiaires, notamment le matériel informatique permettant la réalisation des actions de formation ouvertes ou à distance, et en particulier, et à titre non limitatif, le matériel informatique éventuel, les logiciels, et en particulier le « Learning Management System » (L.M.S.), désignant la plateforme pédagogique utilisée par L’IFSE,
– d’introduire, dans le système informatique de l’organisme de formation, ou les applications mises à la disposition des Stagiaires, des logiciels malveillants susceptibles d’altérer le fonctionnement dudit réseau ou desdites applications et de porter atteinte à la sécurité de ceux-ci.
Article 3.3. – Enregistrements, propriété intellectuelle
Il est formellement interdit, sauf autorisation expresse du formateur, ou de la direction de l’organisme de formation, d’enregistrer ou de filmer les sessions de formation.
La documentation pédagogique remise lors des sessions est protégée au titre des droits d’auteur et ne peut être réutilisée autrement que pour un strict usage personnel.
Article 3.4. – Respect des outils et applications
Le stagiaire s’engage à respecter les règles d’utilisation inhérentes aux outils et applications
mises à sa disposition dans le cadre de l’exécution de son parcours à distance, et en
particulier :
• à ne pas diffuser les ressources pédagogiques communiquées par le prestataire deformation ;
• à se conformer aux conditions générales d’utilisation du site https://epsilon-formations.com/ ;
Article 4 – Droit disciplinaire, nature et échelle des sanctions
Article 4.1. – Droit disciplinaire
Les actes fautifs qui donneront lieu à des poursuites disciplinaires seront notamment les suivants :
• tout acte de violence verbal exercé à l’encontre d’un autre stagiaire, d’un intervenant de l’organisme de formation de l’un de ses salariés, de sa direction ou de l’un de ses représentant ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa considération, et/ou à son honneur,
• le non-respect des horaires,
• les absences non justifiées, et ce, dès la première absence.
Article 4.2. – Sanctions disciplinaires
4.2.1. Définition des sanctions
Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par le directeur de l’organisme de formation ou son représentant, à la suite d’un agissement du stagiaire considéré par lui comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence de l’intéressé dans la formation ou à mettre en cause la continuité de la formation qu’il reçoit.
Les amendes ou autres sanctions pécuniaires sont interdites.
4.2.2. Nature des sanctions pouvant être mise en œuvre
• L’avertissement : cette mesure, destinée à sanctionner un agissement fautif, constitue un rappel à l’ordre sans incidence, immédiate ou non, sur la continuité de la formation exécutée au profit du stagiaire auquel elle s’adresse.
L’avertissement doit être obligatoirement formulé par écrit et faire une remise en main propre contre décharge, ou de l’une lettre en recommandé avec accusé réception.
• L’exclusion temporaire d’une durée maximale de 5 jours : cette mesure entraîne l’interruption temporaire de la participation du stagiaire à la formation à laquelle il est inscrit. Elle prend la forme d’une suspension temporaire de ses accès à la Plateforme pédagogique mise à sa disposition, pour exécuter la formation.
• L’exclusion définitive : cette mesure entraîne l’interruption définitive de la participation du stagiaire à la formation à laquelle il était inscrit. Elle prend la forme d’une suppression définitive de ses accès à la Plateforme pédagogique mise à sa disposition, pour exécuter la formation.
Article 4.2.3. – Échelle des sanctions
Les sanctions définies à l’article précédent sont énumérées selon un ordre de gravité croissant.
Le choix de la sanction dans l’échelle ainsi définie sera fonction de la gravité de la faute.
La décision à intervenir dans chaque cas sera toutefois arrêtée en tenant compte de l’ensemble des facteurs personnels et matériels qui sont de nature à atténuer ou à aggraver la sanction applicable.
Article 4.3. – Procédures disciplinaires et droits de la défense
Article 4.3.1. – Procédure applicable aux simples avertissements
Conformément aux dispositions de l’article R.6352-4 du Code du Travail, il est rappelé qu’aucune sanction ne peut être infligée au stagiaire sans que celui-ci ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui. Les simples avertissements écrits font l’une notification au stagiaire concerné précisant les griefs retenus contre lui.
Cette notification est effectuée : soit par lettre remise en main propre contre signature d’un exemplaire, soit par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 4.3.2. – Procédure applicable aux autres sanctions
Lorsque le directeur de l’organisme de formation ou son représentant envisage de prendre une sanction qui a une incidence, immédiate ou non, sur la présence d’un stagiaire dans une formation et/ou la continuité de la formation qui est exécutée par ses soins, il est procédé
comme suit :
(1) Le directeur ou son représentant convoque le stagiaire en lui indiquant l’objet de cette convocation. Celle-ci précise la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Cette convocation est écrite et est adressée par lettre recommandée ou remise à l’intéressé contre décharge.
L’entretien pourra être organisé en visioconférence, au regard de la nature des activités de l’organisme de formation, qui peuvent être exécutées au bénéfice de Stagiaires géographiquement éloignés de son siège social. Dans cette hypothèse, la convocation mentionnera le lien de connexion prévu, pour cet entretien.
(2) Au cours de l’entretien, le stagiaire peut se faire assister par la personne de son choix, notamment le délégué de stage s’il existe. La convocation fait état de cette faculté. Le directeur ou son représentant indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du stagiaire.
(3) Conformément aux dispositions de l’article R.6352-6 du Code du Travail, la sanction ne peut alors intervenir moins d’un jour franc ni plus de quinze jours après l’entretien.
Elle fait l’objet d’une décision écrite et motivée, notifiée au stagiaire par lettre recommandée ou remise contre récépissé.
(4) Le directeur de l’organisme de formation informe l’employeur s’il y a lieu, et l’organisme financeur le cas échéant, de la sanction prise.
Article 4.3.3. – Procédure applicable à la mise à pied à titre conservatoire
Lorsque l’agissement du Stagiaire a donné lieu à une mesure conservatoire d’exclusion temporaire à effet immédiat, aucune sanction définitive, relative à cet agissement, ne peut-être prise sans que le stagiaire ait été informé au préalable des griefs retenus contre lui et éventuellement que la procédure décrite au point 4.3.2. n’ait été respectée.
Article 5 – Représentation des stagiaires
5.1. Election et scrutin
Pour les actions de formation organisées en sessions d’une durée totale supérieure à cinq-cents heures, il est procédé simultanément à l’élection d’un délégué titulaire et d’un délégué suppléant au scrutin uninominal à deux tours. Tous les stagiaires sont électeurs et éligibles à l’exception des détenus admis à participer à une action de formation professionnelle.
Le scrutin se déroule pendant les heures de formation. Il a lieu au plus tôt vingt heures et au plus tard quarante heures après le début de la première session collective.
Le directeur de l’organisme de formation est responsable de l’organisation du scrutin. Il en assure le bon déroulement.
Lorsque, à l’issue du scrutin, il est constaté que la représentation des stagiaires et apprentis ne peut être assurée, le directeur dresse un procès verbal de carence.
5.2. Mandat et attributions des délégués des stagiaires
Les délégués sont élus pour la durée de la formation. Leurs fonctions prennent fin lorsqu’ils cessent de participer à la formation.
Lorsque le délégué titulaire et le délégué suppléant ont cessé leurs fonctions avant la fin de la formation, il est procédé à une nouvelle élection, dans les conditions prévues aux articles R.6352-9 à R.6352-12 du Code du Travail.
Les délégués font toute suggestion pour améliorer le déroulement des formations et les conditions de vie des stagiaires dans l’organisme de formation.
Ils présentent les réclamations individuelles ou collectives relatives à ces matières, aux conditions de santé et de sécurité au travail et à l’application du Règlement Intérieur.
Le présent règlement intérieur entre en vigueur à compter de la date de sa signature, le 22 janvier 2022.